Dokumentų archyvavimas
sutvarkymas ir perdavimas
Dokumentų archyvavimas
Antraštė
Paslaugos aprašymas
Likviduojamos įmonės dokumentų sutvarkymas ir perdavimas archyvui
Reikalingi dokumentai ir informacija:
- Sprendimas dėl juridinio asmens likvidavimo;
- Likvidatoriaus įgaliojimas;
- VMI pranešimas apie JAR-PBA formos pateikimą;
- Sodros pažyma apie apdraustųjų turėjimą/neturėjimą.
Mes atliekame:
- Dokumentų kiekio, formato ir būklės įvertinimą;
- Dokumentų sutvarkymą pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytus reikalavimus;
- Reikalingų dokumentų parengimą, įskaitant prašymą, perdavimo aktą, įgaliojimą, istorinę pažymą, dokumentų sąrašą ir (ar) bylų apyrašą;
- Dokumentų perdavimo suderinimą su savivaldybe pagal įmonės registruotos buveinės adresą;
- Dokumentų perdavimą savivaldybės archyvui;
- Atstovavimą savivaldybėje iki pažymos išdavimo.
Paslaugos kaina
nuo 150 €
Galutinė kaina nustatoma įvertinus dokumentų kiekį, jų formatą ir perdavimo būdą.
Likviduojamos įmonės dokumentų sutvarkymas ir perdavimas archyvui
Likviduojama įmonė iki išregistravimo turi pasirūpinti veiklos dokumentais, kurių saugojimo terminas dar nėra pasibaigęs. Likviduojamos įmonės dokumentai turi būti tinkamai sutvarkyti ir perduoti savivaldybei toliau saugoti.
Kokie dokumentai perduodami?
Savivaldybei perduodami dokumentai, kurių teisės aktuose nustatytas saugojimo terminas dar nėra pasibaigęs. Dažniausiai tai yra:
- darbo sutartys ir darbuotojų asmens bylos;
- įsakymai dėl priėmimo, perkėlimo ir atleidimo;
- darbo užmokesčio apskaitos dokumentai;
- finansinės ataskaitos ir apskaitos registrai;
- mokesčių deklaracijos;
- sutartys (draudimo, su tiekėjais, paslaugų ir kt.)
- kasos, inventorizacijos ir turto apskaitos dokumentai;
- darbuotojų saugos ir kiti įmonės veiklos dokumentai.
Konkretus perduodamų dokumentų sąrašas priklauso nuo įmonės veiklos laikotarpio, vykdytos veiklos, darbuotojų skaičiaus ir turimos dokumentacijos.
Kokie dokumentai saugomi, kokie saugojimo terminai?
Saugojimo terminas | Dokumentai |
3 metus saugomi dokumentai |
|
10 metų saugomi dokumentai | Apyskaitos; kasos pajamų ir išlaidų orderiai; mokesčių deklaracijos; apskaitos registrai; metinės ir tarpinės finansinės ataskaitos; darbo laiko apskaitos žiniaraščiai; inventorizacijos dokumentai; kasos operacijų žurnalai; darbuotojų saugos ir gaisrinės saugos instruktavimų registravimo žurnalai ir kt. |
50 metų saugomi dokumentai | Dokumentai dėl darbuotojų priėmimo, perkėlimo, atleidimo, darbo užmokesčio ir vaiko priežiūros atostogų; darbuotojų asmens bylos; darbo sutartys; darbo sutarčių registras; darbuotojų asmens sąskaitų kortelės; darbo užmokesčio apskaičiavimo žiniaraščiai, jeigu nėra asmens sąskaitų kortelių; autorinės sutartys ir darbų priėmimo aktai; profesinių ligų tyrimo dokumentai ir registrai; darbo sąlygų, profesinės rizikos bei darbuotojų saugos ir sveikatos vertinimo dokumentai. |
75 metus saugomi dokumentai | Sunkių ir mirtinų nelaimingų atsitikimų darbe aktai, jų tyrimo dokumentai bei nelaimingų atsitikimų registras. |
Kaip vyksta dokumentų sutvarkymas?
Pirmiausia įvertinamas dokumentų kiekis, laikotarpis, formatas ir būklė. Tuomet nustatoma, kuriuos dokumentus reikia sutvarkyti ir perduoti toliau saugoti.
Likviduojamos įmonės dokumentų sutvarkymo metu:
- Dokumentai surūšiuojami pagal jų rūšį, metus ir saugojimo terminą.
- Dokumentai suformuojami į bylas ir parengiami saugoti.
- Sudaromi dokumentų sąrašai, apyrašai.
- Parengiamas prašymas, aktas, istorinė pažyma ir kiti reikalingi dokumentai.
- Dokumentų perdavimas suderinamas su atsakingu savivaldybės darbuotoju.
- Dokumentai perduodami savivaldybei toliau saugoti.
Kodėl reikalinga archyvo pažyma?
Užbaigus likviduojamos įmonės dokumentų perdavimo procedūrą išduodama archyvo pažyma, patvirtinanti, kad įmonės dokumentai perduoti toliau saugoti. Ši pažyma reikalinga juridinio asmens išregistravimo iš Juridinių asmenų registro procedūrai užbaigti.
Jeigu įmonė perduotinų dokumentų neturi, savivaldybei vis tiek reikia pateikti prašymą ir gauti pažymą apie perduotinų dokumentų neturėjimą. Vien fakto, kad įmonė nevykdė veiklos arba neturėjo darbuotojų, nepakanka.
Ką daryti, jeigu dalis dokumentų prarasta?
Dokumentų praradimas nepanaikina pareigos sutvarkyti įmonės archyvą. Tokiu atveju reikia įvertinti, kokių dokumentų trūksta, kokį laikotarpį jie apima ir ar juos galima atkurti.
Savivaldybei gali reikėti pateikti paaiškinimą apie dokumentų praradimo aplinkybes ir turimus tai pagrindžiančius dokumentus. Kiekviena tokia situacija vertinama individualiai.
Kada pradėti tvarkyti dokumentus?
Dokumentų tvarkymo nereikėtų palikti paskutiniam likvidavimo etapui. Jeigu įmonė veikė daug metų, turėjo darbuotojų ar sukaupė didelį kiekį apskaitos dokumentų, jų rūšiavimas ir parengimas gali užtrukti.
Procesą rekomenduojama pradėti priėmus sprendimą likviduoti įmonę ir surinkus visus turimus dokumentus. Ankstyvas dokumentų įvertinimas leidžia laiku pastebėti trūkumus ir išvengti įmonės išregistravimo užsitęsimo.
Dažniausiai užduodami klausimai
Taip. Pirminis dokumentų įvertinimas, informacijos pateikimas, dalies dokumentų derinimas ir bendravimas su klientu gali vykti nuotoliniu būdu. Fizinių dokumentų perdavimo būdas suderinamas atskirai.
Kainai įtakos turi dokumentų kiekis, jų formatas, būklė, saugojimo terminai, bylų skaičius, trūkstami dokumentai ir pasirinktas perdavimo būdas.
Taip. Dokumentai gali būti perduoti nesurūšiuoti. Tvarkymo metu jie atrenkami, susisteminami, sugrupuojami ir parengiami pagal taikomus reikalavimus.
Taip. Dokumentų sutvarkymas ir perdavimo derinimas gali būti atliekamas nepriklausomai nuo to, kurioje Lietuvos savivaldybėje buvo registruota įmonės buveinė.
Ne. Perduodami tik tie veiklos dokumentai, kurių nustatytas saugojimo terminas dar nėra pasibaigęs.
Dokumentai perduodami savivaldybei, kurios teritorijoje buvo registruota likviduojamos įmonės buveinė.
Taip. Jeigu perduotinų dokumentų nėra, reikia gauti savivaldybės pažymą, patvirtinančią jų neturėjimą.
Ne. Dokumentai turi būti surūšiuoti, suformuoti į bylas ir įtraukti į atitinkamus sąrašus, apyrašus.
Trukmė priklauso nuo dokumentų kiekio, jų būklės, įmonės veiklos laikotarpio ir savivaldybės taikomos dokumentų perdavimo tvarkos.
Už likviduojamos įmonės dokumentų išsaugojimą, sutvarkymą ir perdavimą atsakingas likvidatorius arba jo įgaliotas asmuo.
Įmonės išregistravimo procedūrai užbaigti privaloma savivaldybės pažyma apie dokumentų perdavimą arba apie perduotinų dokumentų neturėjimą.
Vis dar liko klausimų? Drąsiai klauskite.
Užpildykite formą ir mes nedelsiant su Jumis susisieksime.
Susisiekite
Straipsnis
Likviduojamos įmonės dokumentų archyvavimas: ką būtina žinoti?
Likviduojama įmonė iki išregistravimo turi pasirūpinti veiklos dokumentais, kurių saugojimo terminas nėra pasibaigęs. Tokie dokumentai turi būti tinkamai sutvarkyti, įtraukti į apskaitą ir perduoti savivaldybei toliau saugoti.
Savivaldybės išduodama pažyma apie dokumentų perdavimą arba perduotinų dokumentų neturėjimą yra reikalinga įmonės išregistravimo iš Juridinių asmenų registro procedūrai užbaigti.
Kodėl likviduojant įmonę reikia sutvarkyti archyvą?
Net ir nutraukus įmonės veiklą išlieka pareiga užtikrinti, kad saugotini dokumentai nebūtų prarasti ar sunaikinti anksčiau, nei leidžia teisės aktai.
Įmonės dokumentai vėliau gali būti reikalingi buvusiems darbuotojams, „Sodrai“, Valstybinei mokesčių inspekcijai, teismams ar kitoms valstybės institucijoms, asmenims, kurių teisės ar pareigos susijusios su įmonės veikla. Dėl to saugotini dokumentai perduodami institucijai, kuri užtikrina jų išsaugojimą likusį nustatytą laikotarpį.
Ar archyvo pažyma būtina išregistruojant įmonę?
Taip. Likvidavimo procedūros metu turi būti gauta pažyma, patvirtinanti vieną iš dviejų aplinkybių:
- įmonės dokumentai perduoti toliau saugoti;
- įmonė neturi dokumentų, kuriuos reikėtų perduoti toliau saugoti.
Tik gavus pažymą galima užbaigti juridinio asmens išregistravimo procedūrą Registrų centre. Tai reiškia, kad vien faktas, jog įmonė nevykdė veiklos arba neturėjo darbuotojų, savaime nepanaikina būtinybės kreiptis dėl pažymos.
Likviduojamos įmonės dokumentų perdavimas.
Likviduojamų įmonių dokumentai paprastai perduodami savivaldybei, kurios teritorijoje buvo registruota juridinio asmens buveinė.
Pavyzdžiui, jeigu įmonės buveinė buvo registruota Vilniaus miesto savivaldybėje, dokumentų perdavimas derinamas su Vilniaus miesto savivaldybės administracijos archyvo skyriaus dokumentų poskyriui. Jeigu buveinė buvo registruota kitoje savivaldybėje, kreipiamasi į tos savivaldybės administraciją.
Svarbu vertinti būtent juridinio asmens buveinės vietą, o ne likvidatoriaus gyvenamąją vietą ar faktinę dokumentų saugojimo vietą.
Kokie dokumentai perduodami archyvui?
Perduodami likviduojamo juridinio asmens veiklos dokumentai, kurių saugojimo terminas nėra pasibaigęs. Įmonės dokumentams taikomi skirtingi saugojimo terminai. Dažniausiai perduodami šie dokumentai:
Saugojimo terminas | Dokumentai |
3 metus saugomi dokumentai |
|
10 metų saugomi dokumentai | Apyskaitos; kasos pajamų ir išlaidų orderiai; mokesčių deklaracijos; apskaitos registrai; metinės ir tarpinės finansinės ataskaitos; darbo laiko apskaitos žiniaraščiai; inventorizacijos dokumentai; kasos operacijų žurnalai; darbuotojų saugos ir gaisrinės saugos instruktavimų registravimo žurnalai ir kt. |
50 metų saugomi dokumentai | Dokumentai dėl darbuotojų priėmimo, perkėlimo, atleidimo, darbo užmokesčio ir vaiko priežiūros atostogų; darbuotojų asmens bylos; darbo sutartys; darbo sutarčių registras; darbuotojų asmens sąskaitų kortelės; darbo užmokesčio apskaičiavimo žiniaraščiai, jeigu nėra asmens sąskaitų kortelių; autorinės sutartys ir darbų priėmimo aktai; profesinių ligų tyrimo dokumentai ir registrai; darbo sąlygų, profesinės rizikos bei darbuotojų saugos ir sveikatos vertinimo dokumentai. |
75 metus saugomi dokumentai | Sunkių ir mirtinų nelaimingų atsitikimų darbe aktai, jų tyrimo dokumentai bei nelaimingų atsitikimų registras. |
Ką likvidatorius turi pateikti dokumentų tvarkytojui?
Procesui pradėti dažniausiai reikalinga:
- sprendimą likviduoti juridinį asmenį;
- įmonės pavadinimas, juridinio asmens kodas, buveinės adresas;
- informacija apie JAR-PBA formos pateikimą;
- Sodros pažyma apie apdraustųjų turėjimą/neturėjimą;
- visi turimi veiklos, apskaitos ir personalo dokumentai, kurie bus sutvarkomi perduodami toliau saugoti.
Likviduojamos įmonės dokumentų sutvarkymo ir perdavimo savivaldybei procesas:
1. Dokumentų įvertinimas. Pirmiausia nustatoma, kokius dokumentus įmonė turi, kokį laikotarpį jie apima ir kurių dokumentų saugojimo terminas dar nėra pasibaigęs. Taip pat įvertinama, ar dokumentai išsamūs, ar jie jau susisteminti ir ar nėra prarastų bylų.
2. Dokumentų rūšiavimas. Dokumentai suskirstomi pagal jų rūšį, sudarymo laikotarpį, įmonės veiklos sritį ir saugojimo terminą. Atskirai tvarkomi personalo, apskaitos, valdymo ir kiti veiklos dokumentai.
3. Bylų formavimas. Dokumentai suformuojami į bylas. Atsižvelgiant į taikomus reikalavimus, bylos sutvarkomos, sunumeruojamos, įrišamos arba kitaip parengiamos saugoti.
4. Sąrašų, apyrašų, istorinės pažymos, prašymo, akto rengimas:
– Trumpai ir ilgai saugomiems dokumentams rengiami atitinkami apskaitos dokumentai – bylų sąrašai ar apyrašai.
– Parengiama pažyma apie likviduojamos įmonės veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą. Joje aprašoma juridinio asmens veikla, struktūra ir perduodamų dokumentų sudėtis.
– Parengiamas prašymas, aktas, įgaliojimai ir kiti savivaldybės reikalaujami dokumentai.
– Dokumentai arba jų apskaitos duomenys pateikiami atsakingam savivaldybės darbuotojui. Nustačius trūkumų, jie ištaisomi prieš galutinį dokumentų perdavimą.
5. Dokumentų perdavimas. Suderintu laiku dokumentai pristatomi į savivaldybės nurodytą saugojimo vietą, išsiunčiami paštu arba pateikiami elektroninėmis ryšio priemonėmis.
6. Pažymos išdavimas. Užbaigus dokumentų perdavimo procedūrą išduodama pažyma, patvirtinanti, kad įmonės dokumentai perduoti toliau saugoti. Ši pažyma reikalinga užbaigiant įmonės išregistravimą iš Juridinių asmenų registro.
Ką daryti, jeigu įmonė neturi perduotinų dokumentų?
Kai kuriais atvejais įmonė gali neturėti dokumentų, kurių saugojimo terminas nėra pasibaigęs. Taip gali nutikti, jeigu įmonė:
- faktiškai nevykdė veiklos;
- neturėjo darbuotojų;
- veikė labai trumpai;
Tokiu atveju dokumentų perdavimo procedūra nepakeičiama paprastu paaiškinimu Registrų centrui. Reikia kreiptis į atitinkamą savivaldybę ir pateikti prašymą išduoti pažymą apie perduotinų dokumentų neturėjimą.
Ką daryti, jeigu dalis dokumentų prarasta?
Dokumentų praradimas nereiškia, kad galima praleisti archyvavimo etapą. Kreipiantis į savivaldybę gali reikėti pateikti dokumentų praradimo aplinkybių paaiškinimą ir turimus įrodymus. Kiekviena tokia situacija vertinama individualiai.
Dažniausios dokumentų perdavimo klaidos
Likvidavimo procesą dažniausiai užtęsia:
- nesurūšiuoti dokumentai;
- vienoje byloje sumaišyti skirtingų rūšių dokumentai;
- neatskirti skirtingų saugojimo terminų dokumentai;
- nesudaryti bylų sąrašai arba apyrašai;
- netinkamai įformintos bylos;
- nenurodytas dokumentų kiekis ir laikotarpis;
- nepateiktas įgaliojimas;
- trūkstami darbuotojų dokumentai.
Kada pradėti tvarkyti įmonės archyvą?
Dokumentų archyvavimo nereikėtų palikti paskutinei likvidavimo dienai.
Jeigu įmonė veikė daug metų, turėjo darbuotojų arba sukaupė didelį kiekį apskaitos dokumentų, jų įvertinimas ir sutvarkymas gali pareikalauti nemažai darbo.
Procesą rekomenduojama pradėti, kai:
- priimtas sprendimas likviduoti įmonę;
- paskirtas likvidatorius;
- surinkti įmonės dokumentai;
- galima preliminariai nustatyti perduodamų dokumentų apimtį.
Anksti pradėtas dokumentų tvarkymas leidžia laiku nustatyti trūkumus ir nevilkinti galutinio juridinio asmens išregistravimo.